Cosa fare se la fattura elettronica viene scartata: gestione pratica, differenze PA/B2B, tempi, sanzioni e ravvedimento

Quando una fattura elettronica viene scartata dal Sistema di Interscambio, il documento è giuridicamente inesistente. La fattura non è stata emessa e non produce alcun effetto né sotto il profilo fiscale né sotto quello civilistico. Questo significa che l’impresa deve intervenire immediatamente, comprendere la causa dello scarto e procedere alla riemissione corretta del documento. La gestione tempestiva dell’anomalia è fondamentale, perché la tardività può comportare l’applicazione delle sanzioni previste dalla normativa IVA.

Il Sistema di Interscambio invia la notifica di scarto entro cinque giorni dall’invio. La ricevuta contiene un codice identificativo e una descrizione puntuale dell’errore. È uno strumento essenziale per capire dove intervenire: gli errori possono riguardare informazioni anagrafiche errate, formati XML non conformi, duplicazione del numero documento, errori nel codice destinatario, firma digitale non corretta o campi obbligatori mancanti. La differenza tra fatture verso privati e Pubblica Amministrazione è significativa: nelle operazioni B2B, un codice destinatario errato può non determinare necessariamente lo scarto, perché il SdI può comunque recapitare il documento nell’area riservata del destinatario; nelle operazioni verso la PA, invece, qualsiasi incoerenza determina automaticamente lo scarto, soprattutto se riguarda il codice ufficio, il CIG o il CUP, che in molti casi sono obbligatori.

Una fattura scartata è come non emessa. Per questo motivo il documento deve essere rinviato con un nuovo numero progressivo, dopo aver corretto l’errore. La fattura scartata non può essere riutilizzata né “corretta”: va semplicemente sostituita con una nuova fattura. Non si deve emettere nota di credito, perché la fattura scartata non esiste fiscalmente e non c’è nulla da stornare. Rimane invece essenziale conservare la notifica di scarto per dimostrare l’iter seguito in caso di controlli. Per quanto riguarda i tempi, la normativa stabilisce che la fattura deve essere emessa entro dodici giorni dalla data di effettuazione dell’operazione. Se la fattura è stata trasmessa nei termini ma scartata successivamente, l’emissione corretta deve comunque avvenire nel più breve tempo possibile. Da un punto di vista fiscale, se il reinvio oltrepassa i termini ordinari, la fattura viene considerata tardiva. In questo caso si applicano le sanzioni previste dall’articolo 6 del Decreto Legislativo 471 del 1997: dal 5 al 10 per cento dell’imponibile, con un minimo di cinquecento euro nei casi ordinari; quando l’errore non incide sulla liquidazione del tributo, la sanzione è compresa tra duecentocinquanta e duemila euro. Il contribuente può però sanare la tardività attraverso il ravvedimento operoso, riducendo in modo significativo la sanzione. Il ravvedimento è tanto più efficace quanto più è tempestivo: se la fattura corretta viene reinviata entro trenta giorni dalla scadenza, la sanzione è ridotta al minimo. Per questo è fondamentale monitorare costantemente le ricevute del SdI e verificare che ogni invio sia stato effettivamente accettato. Una gestione corretta evita la stratificazione di errori, la tardività e le possibili contestazioni future. La gestione dello scarto assume un valore operativo ancora maggiore nelle fatture verso la Pubblica Amministrazione. Poiché i controlli sono più rigidi e la tracciabilità è obbligatoria, qualsiasi scarto rischia di bloccare i tempi di pagamento, creare disallineamenti nelle procedure di liquidazione e compromettere la tempestività degli incassi. Per questo motivo è consigliabile adottare procedure interne preventive, verifiche automatizzate dei tracciati e controlli sui dati obbligatori prima dell’invio. A differenza delle soluzioni standardizzate, lo Studio Brandi affianca i clienti in ogni fase della fatturazione elettronica: utilizziamo software proprietari e integrati con i principali gestionali contabili, sviluppati internamente per garantire massima precisione, velocità e controllo. Inoltre, l’assistenza tecnica e contabile è fornita direttamente dal nostro team, senza call center né intermediari: il cliente dialoga sempre con un professionista qualificato, che conosce la sua situazione aziendale e lo supporta in tempo reale.

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Fonti:

Decreto Legislativo 5 agosto 2015 n. 127

Provvedimento Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018

Specifiche tecniche FatturaPA – Agenzia delle Entrate

DPR 26 ottobre 1972 n. 633 art. 21

Decreto Legislativo 18 dicembre 1997 n. 471 art. 6

Circolare Agenzia delle Entrate n. 13/E del 2018

Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 1/E del 2019