Fatturazione elettronica: cos’è, come funziona e perché è obbligatoria

Dal 2019 la fatturazione elettronica è diventata un pilastro della digitalizzazione fiscale in Italia. Non si tratta solo di un adempimento imposto dalla legge, ma di un cambiamento strutturale nel modo in cui le imprese e i professionisti gestiscono il ciclo di fatturazione, conservazione e controllo dei documenti. Capire come funziona la fattura elettronica significa semplificare i processi, ridurre gli errori e garantire la piena conformità alle regole fiscali.

La fatturazione elettronica (e-fattura) è una fattura emessa, trasmessa e conservata in formato digitale XML, nel rispetto del tracciato stabilito dall’Agenzia delle Entrate. Sostituisce a tutti gli effetti la fattura cartacea e ha valore legale e fiscale. L’obiettivo è assicurare la tracciabilità delle operazioni, la trasparenza nei rapporti commerciali e la lotta all’evasione fiscale. L’obbligo riguarda la quasi totalità dei soggetti IVA, tra cui:

• imprese individuali e società di persone o capitali;

• professionisti e studi associati;

• enti non commerciali per le attività rilevanti ai fini IVA.

Dal 1° gennaio 2024 l’obbligo è stato esteso anche ai contribuenti in regime forfettario e di vantaggio, ad eccezione di chi ha conseguito nel periodo precedente ricavi o compensi inferiori a 25.000 euro. Sono escluse solo alcune categorie particolari, come i soggetti non residenti senza stabile organizzazione in Italia.

l processo di emissione di una fattura elettronica prevede quattro fasi:

1. Creazione del file XML: La fattura viene generata in formato elettronico secondo lo schema definito dal Sistema di Interscambio (SdI).Può essere emessa tramite software gestionale, portale web dell’Agenzia delle Entrate o piattaforme accreditate

2. Trasmissione tramite Sdi: Il Sistema di Interscambio controlla che la fattura contenga tutti i dati obbligatori (partita IVA, codice destinatario, CIG/CUP, ecc.) e la inoltra al destinatario. In caso di errori, la fattura viene scartata e occorre riemetterla.

3. Ricezione e registrazione: Il cliente riceve la fattura attraverso il proprio codice destinatario o PEC.Una volta accettata, entra nel sistema contabile e viene registrata nei registri IVA.

4. Conservazione digitaleLa fattura deve essere conservata in modalità elettronica per 10 anni, in un archivio conforme alla normativa (D.M. 17 giugno 2014 e Linee Guida AgID).

L’introduzione della e-fattura non rappresenta solo un obbligo, ma anche un’opportunità di semplificazione gestionale e efficienza operativa:

• riduzione dei tempi di emissione e archiviazione;

• eliminazione dei costi di stampa e invio;

• minori errori contabili e automatizzazione dei controlli IVA;

• accesso immediato ai dati contabili e ai flussi di cassa;

Per le aziende più strutturate, la fatturazione elettronica diventa la base per l’automazione contabile e l’analisi dei dati (controllo incassi, bilancio in tempo reale, rating bancario, ecc.).

In caso di omessa o tardiva emissione della fattura elettronica sono previste sanzioni amministrative dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’operazione, con un minimo di 500 euro. Nel caso di operazioni esenti, non imponibili o non soggette, la sanzione varia da 250 a 2.000 euro. È possibile beneficiare della riduzione in ravvedimento operoso se la regolarizzazione avviene spontaneamente.

A differenza delle soluzioni standardizzate, lo Studio Brandi affianca i clienti in ogni fase della fatturazione elettronica: utilizziamo software proprietari e integrati con i principali gestionali contabili, sviluppati internamente per garantire massima precisione, velocità e controllo. Inoltre, l’assistenza tecnica e contabile è fornita direttamente dal nostro team, senza call center né intermediari: il cliente dialoga sempre con un professionista qualificato, che conosce la sua situazione aziendale e lo supporta in tempo reale.

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