Caso studio – Outsourcing Contabile

Un’azienda italiana del settore Oil & Energy, attiva nella distribuzione di prodotti petroliferi, gestiva ogni anno oltre 60.000 movimenti tra fatture ricevute, paghe, banca, fornitori e documentazione varia. Le attività amministrative erano diventate troppo pesanti da sostenere internamente: arretrati continui, tempi lunghi e difficoltà crescenti nel reperire personale amministrativo qualificato, un problema oggi molto diffuso tra le imprese.

L’imprenditore, pur consapevole della necessità di rafforzare l’area amministrativa, non riusciva a trovare una figura senior adeguata e non voleva aumentare i costi fissi con un’assunzione importante, né correre il rischio di delegare a una sola persona l’intero presidio dell’area amministrativa. Da qui la scelta di affidare allo Studio Brandi la gestione dell’intera parte di data entry: registrazione delle fatture passive, classificazione dei documenti, riconciliazione quotidiana dei movimenti bancari e flussi ricorrenti legati a fornitori e dipendenti. Un lavoro intensivo, tecnico e ad alto volume, che richiedeva precisione, continuità e capacità di gestire grandi quantità di dati senza creare arretrati. L’effetto è stato immediato. I tempi di registrazione si sono ridotti drasticamente, la banca è diventata un flusso costante e non più una fonte di accumuli, e la qualità dei dati ha iniziato a supportare davvero la direzione nelle decisioni operative e finanziarie. Anche le interazioni con revisori, fornitori e istituti di credito sono diventate più rapide, grazie a una contabilità sempre aggiornata e facilmente verificabile. La soddisfazione per i risultati ottenuti ha portato l’azienda a fare un passo ulteriore: ha scelto di estendere allo Studio Brandi anche il data entry dell’intera area contabile, compreso il supporto alla predisposizione del bilancio, delle dichiarazioni fiscali, dei documenti periodici e la gestione del rapporto quotidiano con banche e consulenti esterni. Un’evoluzione naturale, resa possibile dalla fiducia costruita e dalla continuità del servizio. Dal punto di vista economico, l’azienda ha evitato l’assunzione di un impiegato amministrativo senior, difficile da trovare e costoso da mantenere, ottenendo invece un servizio più rapido, stabile e sempre operativo. Il risparmio stimato, compreso tra il 25% e il 35% rispetto a una risorsa interna altamente qualificata, si affianca al valore di una copertura costante, non soggetta a ferie, malattie o turn-over. Oggi l’impresa lavora con una struttura interna snella, una contabilità aggiornata in tempo reale e una gestione amministrativa che scorre senza colli di bottiglia. L’esternalizzazione non si è rivelata solo un’alternativa all’assunzione, ma una vera scelta strategica che ha liberato tempo, risorse e capacità decisionale. Per motivi di riservatezza non indichiamo il nome dell’azienda, ma è possibile richiedere una referenza verificabile tramite questo link:

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Problemi risolti

• Arretrati costanti nelle registrazioni contabili e nelle riconciliazioni bancarie.

• Ritardi nei pagamenti dovuti a dati non aggiornati.

• Difficoltà nel trovare personale amministrativo qualificato, nonostante ricerca e selezione.

• Necessità di assumere una risorsa senior con costi fissi elevati.

• Rischio operativo legato alla dipendenza da un’unica figura interna.

• Discontinuità del lavoro per ferie, malattie o turn-over.

• Sovraccarico del personale interno e inefficienza nei processi.

• Dati contabili poco affidabili per revisori, banche e direzione.

• Processi lenti, non scalabili e difficili da controllare.

• Mancanza di presidio continuativo su bilancio, dichiarazioni e rapporti con le banche, ora gestiti in modo strutturato.

Ogni azienda merita una gestione amministrativa stabile, precisa e senza sorprese.

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